Biznes i rekrutacja, Rozwój osobisty

Jak „zaoszczędzić” trochę czasu w pracy i mieć go więcej.

Specjaliści od zarządzania czasem, zarabiają krocie na książkach szkoleniach i wykładach. Kto z nas nie chciałby mieć więcej czasu? No właśnie…Nie trzeba od razu wydawać poł wypłaty na literaturę fachową w tym zakresie (ale oczywiście można), wystarczy zastanowić się chwilę i poznać największych złodziei czasu. Ci sprytni przestępcy, bardzo podstępnie zabierają nam minuty, a nawet całe godziny, z których utraty nie mamy nic efektywnego.
Zanim przedstawię Ci tych okrutnych złodziei, muszę Cię uświadomić, że czasu nie da się zaoszczędzić. W tygodniu mamy do dyspozycji siedem dni, 24 godziny w ciągu jednej doby. Ani minuty mniej, ani minuty więcej. Nie zaoszczędzimy i nie skumulujemy czasu „na potem”. A szkoda.
Oto oni-podstępne złodziejaszki Twojego czasu:

IMG_1459

1. Przerywacze

women-1209678_960_720
Przerywacze to osoby, które przerywają Twoją pracę. Koleżanka dzwoni, żebyś szybko sprawdził jej coś w Internecie, bo ona akurat nie ma dostępu, kolega podchodzi i pyta czy po lunchu wytłumaczysz mu jak zrobić raport dla nowego kontrahenta, kumpela z biurka obok marudzi, że zaciął jej się papier w drukarce i sama nie da rady, itd., itd…jednym słowem: tragedia!
To co musisz zrobić w pierwszej kolejności, to uświadomić sobie, że te wszystkie osoby, przerywanie Tobie pracy traktują jako swoją pracę. Zastanów się, co jest dla Ciebie ważniejsze: pomóc komuś, czy skupić się na swoich priorytetach? W tym problemie przyda Ci się technika POOCO:
-Pauza: zanim bezmyślnie przystaniesz na prośbę kolegi, weź głęboki wdech aby nie podejmować pochopnych decyzji.
Objaśnienie: Dowiedz się czego dana osoba chce od Ciebie, jak bardzo ważna jest to sprawa dla niej, dla Ciebie, dla Waszej wspólnej pracy.
Opcje: Zastanów się jakie masz opcje i która z nich jest najlepsza dla Ciebie. Możesz pomóc, wybrać inny termin na rozwiązanie problemu, oddelegować to zadanie komuś innemu lub zwyczajnie olać sprawę.
Czyn: Przejdź do wdrożenia wybranej opcji (najlepszej dla Ciebie).
Ocena: Oceń efekty podjętej decyzji.
Jeszcze jedna rada: Jeżeli ktoś nieustannie podchodzi do Twojego biurka i przerywa Ci pracę, wstań. Zwiększy to nieco dystans i zmniejszy prawdopodobieństwo, że Twój nieproszony gość, rozsiądzie się na dłuższe ploteczki.

2. E-mailowe potwory

email-824310_960_720
Czytanie i odpisywanie na maile, to zazwyczaj część obowiązków służbowych. Bywają jednak uciążliwe, zwłaszcza jak mamy nawyk przerywania ważnego zadania na odczytanie każdego przychodzącego maila.
Maile najlepiej odczytywać w określonych przedziałach czasowych, np. na rozpoczęcie dnia pracy, a później po zakończeniu każdego innego, ważnego zadania.
Nie rozpisuj się w e-mailach. Po pierwsze, szkoda Twojego czasu, po drugie, szkoda czasu Twojego odbiorcy. Postaw sobie cel, że na każdego maila odpisujesz maksymalnie w dwóch lub trzech zdaniach. Oczywiście nie zawsze będzie to możliwe, ale na pewno zaskoczy Cię fakt, że w większości przypadków uda Ci się wysłać szybką i zwięzłą odpowiedź, co zajmie znacznie mniej czasu.

3. Ty sam.

computer-searches-1172404_960_720
Tak, tak, nie przewidziało Ci się. To Ty sam w większości kradniesz swój czas. To ty sam wchodzisz na Facebooka, Ty sam cztery razy dziennie czytasz wiadomości w Internecie i szukasz filmików na Youtube. W większości, czas który Ci uciekł, jest efektem podjęcia złych decyzji.
Pomyśl o tym , że 86 400 sekund, które masz w każdym dniu, to Twój budżet, który możesz zmarnować lub wykorzystać efektywnie. Jeżeli na każdy swój dzień, mógłbyś przeznaczyć 8 zł i 64 grosze, to nie wydałbyś wszystkiego na dwie paczki chipsów, tylko w pierwszej kolejności kupiłbyś bilet aby dojechać do swojego docelowego punktu lub wodę, jeżeli byłby upał. Tak samo jest z czasem. Twój dzienny budżet to 86 400 sekund. To na co je przeznaczysz, na co zmarnujesz lub komu podarujesz, zależy głównie od Ciebie.