Rozwój osobisty, Zarządzanie czasem

Delegowanie zadań-wyluzuj i nie rób wszystkiego sam. Procedura pięciu kroków.

Delegowanie zadań to świetna opcja. Korzystaj z niej w życiu zawodowym (jeżeli masz taką możliwość) i w życiu prywatnym. Gwarantuję, że będzie Ci się żyło lepiej i przyjemniej.

Bardzo często zdarza nam się myśleć, że jeżeli sami czegoś nie zrobimy, to będzie to zrobione kiepsko. To powoduje, że za dużo bierzemy na siebie, mamy mało czasu i jesteśmy sfrustrowani. Bywa też tak, że zwyczajnie jest nam głupio obciążać innych członków rodziny lub współpracowników. Z pewnością jednak nie wszystkie osoby z Twojego otoczenia są przeciążone obowiązkami, a gdy dobrze i równomiernie oddelegujesz zadania, skutecznie rozplanujesz pracę, to będziesz mógł oddać część swoich obowiązków, nie przeciążając przy tym innych. Warto więc odrzucić swoje blokady umysłowe i zacząć działać, a o to pięć sposobów, jak to zrobić.
przerażona-dziewczyna-trzyma-zegar_1154-165

1. Dopasuj zadania do odpowiedniej osoby.

Niby oczywiste, a jednak może przysparzać kłopotów. Po pierwsze, zrób listę zadań do oddelegowania. Niech to będą takie czynności, które zajęłyby Ci dużo czasu, ale nie wiążą się z dużą odpowiedzialnością. Po drugie, wybierz odpowiednie osoby. Dobrze by było gdyby delegowane zadania leżały w ich kręgu zainteresowań, by mogły przyczynić się do ich rozwoju i zdobycia nowych umiejetności. Zadbaj także o to, aby zadania były rozdzielone sprawiedliwie.

2. Wydaj instrukcje.

To bardzo ważny etap. Jeżeli zależy Ci aby delegowane zadania były wykonane po Twojej myśli, musisz zadbać o przekazanie czytelnych instrukcji. Wyjaśnij kontekst i cel zadania, jasno wyznacz do jakich zadań upoważniasz daną osobę, określ rówież czas wykonania zadania. Należałoby również wyjasnić pracownikowi, jakiego wsparcia może oczekiwać od Ciebie. Na końcu, daj czas do zadawania pytań i wyjaśniania nieścisłości.

3. Zobowiązania

Zobowiązania, to dość kluczowa kwestia. Bez tego Twoje delegowanie zadań, może okazać się jedym, wielkim fiaskiem. Na tym etapie po prostu musisz się upewnić, że Twoje wytyczne, nie są przysłowiowym „rzuaniem grochem o ścianę”, ale że Twój rozmówca zobowiązuje się do wykonania, zleconego przez Ciebię zadania. Prócz potwierdzenia samych chęci wykonania zadania, upewninj się również ponownie, że wszystko jest jasne i zrozumiałe.

4. Nadzoruj.

Miej oko na postępy w pracy, jednocześnie bądź gotowy do udzielenia wsparcia. Pamiętaj także, żeby nadzorując, nie zabierać pola do kreatywności. Jeżeli projekt, który oddelegowałeś jest skomplikowany lub długotrwały, ustal spotkania pomocnicze, na których będziesz mógł dowiedzieć się o postępach i ewentualnych problemach.

5.Przekaż informację zwrotną.

Jeżeli zależy Ci na tym, aby kolejne delegowane zadanina, były wykonywane efektywnie, to nigdy nie pomijaj tego etapu. Każdy przecież lubi wiedzieć czy dobrze wywiązał się z powierzonych czynności. Po zakończeniu zadania, poświęć trochę czasu na rozmowę i ocenienie efektów. Nie tylko mów, ale i słuchaj tego co ma do powiedzenia druga osoba, jak ona sama ocenia swoją pracę? Na koniec pamiętaj o pochwale, jeżeli zadanie zostało wykonane dobrze, lub pomóż pracownikowi zrozumieć jego błędy. Podziękuj za współprace i zaangażowanie w projekt.

Delegując zadania, pamiętaj że to kluczowy element zarządzania czasem-zyskujesz go więcej, niż byś go miał w przypadku pracy w pojedynkę. Nie od dziś przecież wiadomo, że w grupie siła!:) Jeśli z własnej woli robisz samodzielnie coś, co inni zrobiliby równie dobrze (a może i lepiej?), to pamiętaj, że marnujesz swój cenny czas, który mógłbyś przeznaczyć na inne czynności.
czas-ucieka_2801503